وجود امکانی که بتوان تغییراتی در فرایندهای از پیش ساخته‌شده در ERP، ایجاد کرد و یا فرایندهای جدید به آن اضافه کرد می‌تواند در اجرای صحیح فرایندها کمک کند.
به گزارش بانکینا، همواره مدیریت اطلاعات در سازمان‌های بزرگ تبدیل به فرایند پیچیده‌ای می‌شود و اینکه ما بتوانیم این فرایندها را ردیابی کنیم و تحت نظارت و پایش خود درآوریم نیاز به یک‌سری زیرساخت‌ها داریم که همان ابزارهای فرایندمحوری هستند. یکی از این موضوعات، صرف زمان زیاد و کاغذبازی بابت گردش اطلاعات در سازمان است. همیشه برای مدیران سازمان سوال است که کارها الان در دست چه کسی است. مشتری باید مدام پیگیر سفارش خود باشد. کارها مدام بین واحدها رفت‌وبرگشت دارد. اغلب اوقات، کارشناسان یک حوزه از کارهایی که قرار است انجام دهند به‌موقع مطلع نمی‌شوند. لیست کارهایی که هر فرد باید انجام دهد، مشخص نیست و به همین خاطر، کارها به‌صورت یکنواخت بین افراد توزیع نشده است.
موضوع دیگری که سازمان‌ها در مدیریت فرایندهای کسب‌و کار با آن مواجه‌اند، عدم پوشش تمام کسب‌و‌کار در نرم‌افزارهای سازمانی است. به عبارت دیگر، همه مراحل اجرای یک فرایند در این نرم‌افزارها پوشش داده نمی‌شود و به ناچار بخشی از قواعد و کنترل‌های فرایند به‌صورت دستی، انجام می‌شود و در کنار نرم‌افزارها، یک‌سری فایل‌های اکسل و مستندات کاغذی نیز وجود دارد.
مهندس یاسر غلام‌زاده جدی، مدیر فروش فرایار همکاران سیستم، با تایید این چالش‌ها درباره گرایش مدیران فرایندها به ابزارهای فرایندمحوری، اظهار کرد: وجود امکانی که بتوان تغییراتی در فرایندهای از پیش ساخته‌شده در ERP، ایجاد کرد و یا فرایندهای جدید به آن اضافه کرد می‌تواند در اجرای صحیح فرایندها کمک کند. موضوع بعدی، یکپارچگی اطلاعات است. گاهی سازمان‌ها نیاز دارند برای پوشش سیستماتیک فرایندهای خود در کنار نرم‌افزارهای اصلی خود از سیستمهای خاص‌منظوره استفاده کنند. یکپارچه‌سازی اطلاعات بین این سیستم‌ها و گردش دو سویه اطلاعات از مهم‌ترین دغدغه‌های سازمان در چنین شرایطی است. موضوع دیگر، این است که مدیران فرایندها باید درباره آیین‌نامه‌های تصویب‌شده در مجموعه اطمینان حاصل کنند که این رویه‌ها اجرایی می‌شوند و در حرکت به سمت اهداف سازمانی هستند. خیلی جاها ممکن است سازمان‌ها فرایندهایی خاص داشته‌باشند که شاید نرم‌افزارهای ERP، ماوژل خاصی را برای آن پیش‌بینی نکرده‌باشند. خیلی وقت‌ها نیاز به پوشش این فرایندها هست و سازمان‌ها به سمت استفاده از ابزارهای فرایندمحوری می‌روند.
در دنیا نرم‌افزارهایی به‌عنوان BPMS که به‌صورت مستقل از سیستمهای یکپارچه ارائه می‌شوند، وجود دارند و خوب جا افتاده‌اند. شرکت‌هایی که کارشان به شکل تخصصی در زمینه ERP است به دو شکل به نیاز فرآیند محوری پاسخ می دهند؛ یا به این شکل که کنار ابزارها و محصولات ERP خودشان یک‌سری ابزارها و پلت فرمهایی را برای فرایندمحوری ایجاد می‌کنند و یک‌سری ابزار فرایندمحور را در محصولات خود دارند که بتوانند به این نیازها جواب بدهند یا اینکه با استفاده از یک‌سری کانکتورها، ابزارهای خود را با نرم‌افزارهای BPMS ارتباط می‌دهند.
غلام‌زاده در این مورد گفت: در دنیا معمولا بحث BPMS به‌عنوان عاملی که در کنار ERP استفاده‌می‌شود خیلی جا افتاده‌است و همگرایی زیادی در این زمینه وجود دارد. در کشور ما هم از خیلی وقت پیش برخی از شرکت‌ها، این نرم‌افزارها را ترجمه کرده‌اند. تعدادی از شرکت‌ها از ابزارهای دیگری استفاده کردند و خودشان این ابزارها را توسعه داده‌اند. البته در کشور ما این ابزارها بعضا به عنوان جایگزین ERP مطرح‌می‌شوند و نتوانسته‌اند همگرایی خوبی با نرم‌افزارهای ERP پیدا کنند؛ به دلایل مختلف مانند اینکه این ابزارها در بازار توسعه یافتند و یا اینکه نتوانستند خیلی با لایه زیرساختی ERP ارتباط پیدا کنند تا این ارتباط بتواند یک هم‌افزایی ایجاد کند. در حال حاضر به‌غیر از شرکت‌هایی که از ERP شان به سمت BPMS رفته‌اند، دیگران عملا در یکپارچه‌سازی این دو حوزه به مشکل برخورده‌اند. یکپارچه کردن آنها هزینه بسیار بالایی دارد. همچنین در زمانی که لازم است تغییراتی در نرم‌افزارها ایجاد شود دوباره‌کاری و به‌روزرسانی زیرساخت‌ها هزینه بسیار بالایی را به سازمان‌ها تحمیل می‌کند. بر اساس همین نیاز که سازمان‌ها بتوانند فرایندهای خود را در کنار خود را در کنار ERP داشته‌باشند و بتوانند یک ابزار فرایندمحور را در بستر ERP ایجاد کنند ما روی محصولی به نام فرایار کار کردیم و آن را روانه بازار ساختیم.
این محصول تنها محصولی است که در ERP های بومی به‌عنوان ابزاری زیرساختی در دل خود ERP ایجاد شده‌است. به این مفهوم که کاربر با دو نرم‌افزار که باید با هم یکپارچه شوند کار نمی‌کند بلکه این زیرساخت و ابزار فرایندمحور بخشی از زیرساخت راهکاران شده‌است.
وی درباره مزیت‌های فرایار گفت: مهم‌ترین مزیت آن برای مدیران فرایندها این است که نگران یکپارچه‌سازی ابزار فرایندمحور با ERP ها نیستند. خیلی از موضوعاتی که با دو ابزار ERP و BPMS پیش می‌آید اینجا مطرح نیست. مثلا اگر بخواهید اطلاعات را بین دو سیستم ردوبدل کنید باید خیلی از موجودیت‌ها را در سیستم تکرار کنید که این خودش باعث افزایش هزینه‌ها و افزایش مغایرت‌های اطلاعاتی می‌شود. خیلی از کارهایی که نمی‌توان با ابزار BPMS انجام داد می‌توان با ابزار فرایار انجام داد. شما با BPMS مستقل از ERP نمی‌توانید کنترلی روی اعتبارسنجی اطلاعات ERP داشته باشید، ولی با فرایار این امکان وجود خواهدداشت. با استفاده از فرایار، می توان فرآیندهای جدیدی به ERP اضافه کرد بدون اینکه نیاز باشد فرآیندهای بزرگ ERP مثل انبار را تکرار کرد.
راهکارهای فرایندمحوری ایجاد شده در داخل ERP راهکاران ایجاد می‌شود و کاربران با دو سیستم و واسط کاربری و سیستم مجزا کار نمی‌کنند، بنابراین نیاز به دوباره‌کاری وجود ندارد و نگرانی بابت یکپارچه‌سازی اطلاعات بین BPMS و ERP وجود ندارد و نیز امکان شخصی‌سازی بخشی از فرایندهای ERP وجود دارد.
چنان‌چه نرم‌افزارهای دیگری هم استفاده شود سازمان‌ها درگیر کار با وب‌سرویس‌ها می‌شوند که بستگی دارد شرکت ارائه‌دهنده ERP چقدر بتواند در همه بخش‌های نرم‌افزار خود وب‌سرویس تهیه کند که این می‌تواند خودش هزینه بالایی داشته‌باشد یا شاید ممکن نباشد. خیلی از سازمان‌ها شاید به این سمت بروند که ارتباط بین دیتابیس‌ها را برقرار کنند که این هم به نوع خود کار خطرناکی است و خیلی از کنترل‌های لایه بیزینس انجام نمی‌شود و ممکن است خرابی دیتا در سازمان به وجود آید. این امر نیز از طریق فرایار قابل پیشبرد است.
غلام‌زاده درباره بازخوردهایی که از مشتریان گرفته‌شده‌است اظهار کرد: فیدبک‌های خوبی روی مشتریانی که قبلا تجربه پیاده‌سازی سیستم داشتند، گرفتیم؛ مشتریانی که قبلا یک سیستم را اجرا کردند و درگیر یکپارچه‌سازی شدند. الان خیلی از مشتریانی که می‌توانند خودشان یک سیستم را توسعه دهند، استقبال کردند که به جای اینکه از پلتفرم مستقلی برای توسعه نرم‌افزار استفاده کنند فرایار را به عنوان پلتفرم خود انتخاب کنند و خوشبختانه از مدتی که فرایار به بازار ارائه شده‌است تقاضاهای بسیار زیادی را از سمت مشتریان داشتیم که بتوانند این ابزارها را فرابگیرند و استفاده از آن را پیش ببرند. به‌خصوص بسیاری از سازمان‌هایی که به دنبال ایجاد فرایندها یا سیستمهای خاص منظوره جدید در سازمان خود هستند، این ابزار را انتخاب کرده‌اند.
ممیزی و نظارت بر حسن اجرای فرایندهای سازمان، یکی از دغدغه‌های سازمان‌هاست که از طریق ایجاد کنترل‌های داخلی به دنبال بهبود عملکرد سازمان و کاهش ریسک هستند. زمانی که ابزار سیستمی برای نظارت و کنترل فرایندها وجود نداشته‌باشد، انجام این کار بسیار سخت و گاهی غیرممکن خواهدبود.
برخی از سازمان‌ها در انجام کنترل‌ها چنان سخت‌گیرانه عمل می‌کنند که چابکی خود را از دست می‌دهند و برخی نیز ممکن است جهت تسریع اجرای عملیات خود، کمیت را فدای کیفیت کنند. ایجاد یک توازن مناسب در کنترل‌ها از طریق داشتن اطلاعات کافی از شاخص‌های فرایندی میسر می‌شود. از طریق شاخص‌های فرایندی می‌توان تحلیل درست و شفافی از اجرای فرایندها کسب کرد و بر اساس این اطلاعات، گلوگاه‌های فرایندها را شناسایی و برطرف کرد. این امر نیز در زمره بازخوردهای مشتریان ما بوده است.
